Conditions Générales pour l’organisation d’événements

CONDITIONS GÉNÉRALES DE MISE À DISPOSITION DES LOCAUX DU GROUPE THE OFFICE

1. Exclusivité des conditions générales

La mise à disposition des locaux à louer par le groupe The Office (Le Fournisseur/ The Service Provider)  est régie par le bon de commande (Event Confirmation) signé par vos soins et par les présentes conditions générales. Par la signature du bon de commande, Le Locataire / The Client reconnaît la validité et l’application sans réserve de ces conditions générales.

2. Locaux mis à disposition

Le bon de commande indique de manière précise les locaux à louer en question.

3. Restauration

Le Fournisseur est en mesure de fournir des services de restauration en complément des services de location et d’appui à l’organisation d’événements. Le traiteur choisi par défaut est le restaurant Lokaal appartenant au groupe The Office, lequel propose une liste de services de restauration prédéfinis et adaptés à l’organisation d’événements: café d’accueil, pause-café, déjeuner, repas ou dîners, cocktails.

Les besoins de restauration doivent être clairement indiqués dans le bon de commande afin de pouvoir y inclure les dispositions nécessaires concernant les espaces. 

Au cas où le client aurait des demandes spécifiques de restauration en dehors des services proposés par Lokaal, ils devront être accordés préalablement à la signature du bon de commande avec le Client et le Fournisseur , qui fera toujours d’intermédiaire pour l’offre de restauration.

4. Cause de la mise à disposition

La mise à disposition des locaux se fait exclusivement pour le déroulement de l’activité du Locataire telle que décrite dans le bon de commande. 

Le déroulement de toute autre activité non prévue dans le bon de commande est complément interdite, et peut entraîner, entre autres,  la suspension immédiate de l’activité, le dégagement immédiat du client et des invités des locaux ainsi que des actions légales. La suspension de l’activité ne donne, en aucun cas, droit au remboursement des sommes déjà réglées ou encore à régler. 

5. Paiements

Le montant des sommes à payer est défini dans le bon de commande. A défaut de précisions quant aux prix des différents locaux, la liste de prix valable au jour de la signature du bon de commande est applicable.

La réservation des locaux appartenant au Fournisseur, sous condition suspensive, n’est définitive qu’après paiement d’un acompte correspondant à 30% à la signature du bon de commande.

En cas d’annulation par le Locataire, les conditions de l’article 17 des présentes conditions générales sont applicables.

En cas de non-paiement de l’intégralité du montant dans le délai imparti, le Fournisseur est déchargé de toute obligation quelconque découlant ou pouvant découler du bon de commande et des présentes conditions générales. Il est alors en droit de disposer librement des espaces et des installations précités pendant la durée de temps fixée au bon de commande.

Un décompte final sera établi après l’événement. Le Locataire recevra une facture finale avec toutes les sommes restant en suspens.

En cas de retard de paiement endéans les 30 jours de l’envoi de la facture, des intérêts seront calculés au taux légal en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg sur la valeur de la facture et seront dus de plein droit et sans mise en demeure par le seul fait de l’échéance.

6. États des lieux et réparation

A l’expiration de la durée convenue, le Locataire doit complètement libérer les lieux. Le Locataire est tenu d’utiliser les locaux et de les restituer au Fournisseur à la fin du bon de commande dans le même état que celui de l’entrée dans les lieux.

Le nettoyage des locaux n’est pas compris dans l’offre de location des locaux. Le Fournisseur peut fournir les services de nettoyage moyennant une charge supplémentaire, à de prix compétitifs, laquelle pourrait être ajoutée à l’offre de service ou le bon de commande. Au cas où le Locataire n’engage pas les services de nettoyage offerts par le Fournisseur, il est dans l’obligation de remettre les locaux propres, sous réserve de vérification par le Fournisseur. Si les locaux ne sont pas propres, le client sera chargé d’une somme équivalente au double des coûts proposés par le Fournisseur pour le dérangement.

Tout défaut, endommagement ou dégradation des espaces et installations loués constatés par le Locataire fait l’objet d’une remise en état par des corps de métier spécialisés à saisir par les seuls soins du Fournisseur et aux frais du Locataire. Une réparation en nature de la part du Locataire est exclue.

7. Sécurité

Le Locataire a l’obligation de prendre toutes les démarches utiles et nécessaires afin de respecter les dispositions réglementaires applicables en matière de sécurité, et notamment les prescriptions de l’Inspection du travail et des mines.

Le Locataire est responsable de l’application stricte des règles de sécurité pour les locaux.

Le personnel du Fournisseur a toujours accès aux locaux mis à disposition, et ceci à tout moment, y compris la période de déroulement de l’événement.

Néanmoins, elle n’a pas d’obligation d’inspection en la matière et n’encourt aucune responsabilité en cas de non-respect des règles de sécurité par le Locataire.

Dans l’hypothèse où l’événement nécessiterait l’installation d’objets ou d’équipements spéciaux, le Locataire devra charger un organisme de contrôle agréé en vue d’assurer la vérification de la bonne exécution du montage, ou de la fixation des objets en cause, respectivement de leur démontage ou enlèvement. Le Locataire est obligé de demander auprès de l’organisme de contrôle agréé de fournir au Fournisseur un rapport de vérification et son autorisation d’exploitation.

En cas de montage ou de démontage par le Locataire de ces installations à un moment où un autre événement est ouvert au public, le Locataire doit prendre toutes les dispositions nécessaires afin de ne pas perturber ou gêner l’ordre, la tranquillité et la sécurité du public (bruit, courant d’air, évacuation du public, …).

Le Fournisseur est en droit d’interdire au Locataire des travaux de montage ou de démontage s’il estime qu’il y a danger ou incommodité pour les usagers des locaux.

Les moyens et les chemins de secours doivent rester en permanence visibles et accessibles. Le Locataire veille à ce que l’usage de tous les moyens et chemins de secours ne soit pas entravé pendant la durée du bon de commande par des activités dues à sa événement.

Le Locataire n’est pas autorisé à suspendre quelque élément que ce soit au conduit de ventilation, de désenfumage, des passerelles d’éclairage et, d’une manière générale, aux conduits existants.

Il est strictement interdit de stocker de quelconques matières inflammables et/ou dangereuses dans les dépôts et/ou les installations et locaux mis à disposition en vertu du présent contrat.

Tout incident ou défaut de fonctionnement d’une installation quelconque doit immédiatement être signalé par le Locataire au Fournisseur.

Aucune intervention de quelque nature qu’elle soit sur les installations techniques fixes (eau, électricité, courant faible, téléphone, vidéo, sonorisation, etc.) n’est autorisée.

Toutes fixations dûment autorisées sont à prévoir de façon à ne pas devoir percer des trous dans les infrastructures existantes.

Aucune installation ne doit gêner la fermeture correcte et réglementaire des portes coupe-feu.

Il est strictement interdit de fumer dans l’espace des locaux sauf dans les espaces plein air ou dans les lieux expressément prévus à cet effet. Le Locataire est personnellement responsable de veiller à la stricte application de cette interdiction. Il doit notamment veiller à ce que cette interdiction soit respectée par tous les participants et spectateurs de son événement et par son propre personnel.

8. Autorisations diverses

Le Fournisseur  garantit que l’espace mis à disposition est en principe apte à l’exploitation, respectivement à l’organisation des activités proposées par le Locataire.

Le Locataire est libre dans son choix du traiteur à condition que celui-ci dispose de toutes les autorisations nécessaires.

Le Locataire est obligé de se munir à son initiative et à ses frais de toute autorisation individuelle éventuellement requise (surveillance des travaux, sapeur-pompiers, police, nuits blanches, etc.).

Le Locataire est obligé de fournir au Fournisseur , au plus tard 5 jours avant le début de l’événement, les originaux des autorisations requises.

Le Locataire, organisateur de l’ événement devant générer des droits d’auteur, est obligé de déclarer son événement à ses propres frais auprès de la SACEM.

9. Informations sur le déroulement des événements

Le Locataire soumet à société du groupe le Fournisseur  :

  • au moins deux semaines avant le début de l’événement un plan détaillé du déroulement de l’événement en cause avec le nombre de participants attendu ;
  • au plus tard 3 jours avant le début de l’événement, toute modification éventuelle au premier plan doit être soumise à la gérance des lieux.

En cas d’annulation ou d’ajournement de l’événement, le Locataire est obligé d’en informer immédiatement le Fournisseur.

10. Organisation d’événements

Le Locataire est organisateur exclusif de son événement avec tous les droits et obligations qui en découlent.

A cet égard, le Locataire assume notamment l’intégralité des risques quels qu’ils soient, résultant ou pouvant résulter de son organisation, de la préparation et du déroulement des événements.

Le Locataire est obligé d’indiquer de manière appropriée sa qualité d’organisateur sur tout document susceptible d’être utilisé préalablement et/ou pendant l’événement (lettres, publicité, billets d’entrée, etc.).

Pour chaque événement, le Locataire doit communiquer au Fournisseur un responsable (nom, prénom, titre) autorisé à l’engager et le représenter le cas échéant, qui se tient disponible pendant la durée de la mise à disposition.

11. Expositions et décoration

Les expositions dans les locaux du Fournisseur sont soumises à l’approbation préalable de la gérance des lieux. L’installation de tout matériel d’exposition et de décoration est effectuée sous la responsabilité du Locataire, même si celui-ci l’a sous-traitée, et devra être conforme aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur dans les établissements ouverts au public. Le Locataire ne peut effectuer aucun percement de murs, sols ou revêtements, ni coller d’affiches à l’aide de produits collants.

Tout démontage doit être effectué directement après l’événement. Les frais d’enlèvement de matériel ou d’aménagement effectués par le Locataire sont à sa charge.

12. Droits audiovisuels

Chaque enregistrement d’une événement dans les locaux du Fournisseur, effectué par le Locataire ou pour son compte, doit être spécialement autorisé par le Fournisseur . Cette dernière peut demander une rémunération spéciale à définir entre parties. Faute d’accord, une distribution des enregistrements ne peut être faite par le Locataire ou pour son compte.

13. Responsabilité du Locataire

Le Locataire est exclusivement responsable de tout quelconque préjudice causé aux locaux du Fournisseur et résultant de tout fait quelconque (faute, manquement, négligence ou imprudence) accompli par lui-même, son personnel, les responsables, mandataires (exprès, tacites ou apparents) et commis du Locataire de même que par les participants, visiteurs/spectateurs de l’événement organisée par le Locataire.

Le Locataire doit contracter une assurance responsabilité civile appropriée à l’événement qui assure les dommages corporels, les dégâts matériels et les dommages en rapport avec l’événement pour tout participant, visiteur et personnel du Locataire.

Si, après conclusion du bon de commande, il est constaté que l’événement comporte un risque non prévu par ces conditions générales,  le Fournisseur est en droit d’exiger des garanties supplémentaires sous forme d’une caution ou bien d’une garantie supplémentaire à fournir à première demande par une banque ou une couverture par une assurance supplémentaire. Si le Locataire ne satisfait pas à cette exigence dans un délai convenable, et cela au moins 5 jours avant le début de l’événement,  le Fournisseur a le droit de résilier le bon de commande.

14. Responsabilité du Fournisseur

Le Fournisseur  n’est responsable à l’égard du Locataire qu’en cas d’inexécution de ses obligations telles qu’elles résultent du bon de commande et des présentes conditions générales.

15. Résiliation du bon de commande

Le Fournisseur  peut résilier le bon de commande à tout moment et sans préavis si :

  • le Locataire ne respecte pas l’une des obligations contractuelles, respectivement l’une des dispositions résultant des présentes conditions générales ;
  • si un événement peut nuire à l’image du Fournisseur;
  • le Locataire n’observe pas les mesures de sécurité ou s’il ne respecte pas les obligations administratives ou une quelconque disposition légale ou réglementaire ayant trait à l’organisation de l’événement par lui projetée ;
  • le Locataire est déclaré en état de faillite ;
  • il existe des indices concrets de risque d’atteinte à la sécurité et à l’ordre public ;
  • un événement ayant les caractéristiques de force majeure intervient et qui met  le Fournisseur dans l’impossibilité de mettre les locaux à disposition.

Si le Fournisseur  résilie le bon de commande sans préavis pour une des raisons citées ci-dessus, l’obligation du Locataire au paiement du montant dû ne s’éteint pas, sauf cas de force majeure. La résiliation pour une des causes sus-énoncées ne permet pas au Locataire de réclamer des dommages-intérêts à l’égard du Fournisseur.

16. Annulation de l’événement

Le bon de commande doit être soumis au Fournisseur  dûment signé par le Locataire dans un délai maximum de 10 jours après sa réception, à défaut de quoi le Locataire perd tout droit relatif à l’événement.

En cas d’annulation par le Locataire d’une date de événement fixée par contrat, il doit payer l’indemnité suivante au Fournisseur en fonction de la date de l’événement:

  • 30% du montant total de la facture (taxes comprises) jusqu’à 48 heures avant la date de l’événement.
  • 100% du montant total de la facture (taxes comprises) au-delà des 48 heures avant la date de l’événement.

Seront toujours à charge du Locataire tout engagement, frais ou dépenses effectuées par le Fournisseur  pour compte du Locataire dans les conditions spécifiées ci-avant.

17. Compétences légale et juridictionnelle

En cas de litige et faute de règlement à l’amiable, le droit luxembourgeois sera d’application devant les juridictions du Grand-Duché de Luxembourg qui seront seules compétentes.